Если вы часто переписываетесь по работе, то знаете, как могут бесить рабочие письма. Но раздражают они в основном из-за слов-паразитов и речевых штампов, которые запутывают и показывают неуважение к человеку и его работе.

Редакторы Людмила Сарычева и Максим Ильяхов написали книгу «Новые правила деловой переписки», в которой рассказали, какие выражения не стоит использовать, если хотите избежать недопонимания и проблем на работе.

Обращение: «Уважаемые коллеги»

Само слово «коллеги» нормальное, но оно может раздражать своей отстраненностью: только что вы болтали на кухне о жизни, а теперь вдруг «коллеги». А еще частенько обращение «коллеги» используется, когда хотят перекинуть и размазать ответственность, вместо того чтобы сказать прямо.

Как лучше. Лучше обратиться к каждому лично и дать конкретное задание. Понятно, что обращаться к каждому по имени, когда в переписке 10 человек, не получится. Тогда лучше просто написать «Привет!» и дальше по делу — на такое никто не обидится.

Натянутая вежливость: «Как дела?»

«Как дела?», «Как отпуск?», «Как проходят выходные?» — такие вопросы пишут, когда хотят попросить о чем-то неуместном, прикрываясь хорошим тоном. Ничто не бесит так сильно, как поддельная вежливость. Когда человек «интересуется» делами, но по факту хочет нагрузить лишней работой. Отношения от этого ухудшаются.

Как лучше. Говорите прямо и по делу. А если хотите попросить об услуге в неуместное время, то извинитесь и дайте возможность человеку отказать вам. Парадоксально, но именно тогда, когда мы даем возможность нам отказать, просьбу выполняют с большей охотой.

Благодарность авансом: «Заранее спасибо!»

«Заранее спасибо» — пишут потому, что хотят быть вежливыми, когда просят о чем-то. Но по факту это манипуляция. Когда нас пытаются заставить что-то делать против воли: «Я тебя уже отблагодарил, поэтому выполняй». Вроде еще не согласился, а уже отблагодарили — это бесит. Отношения от такой «просьбы» ухудшатся.

Как лучше. Любой человек имеет право на отказ, а если автор сообщения не дает права отказать, то это манипуляция. А если хотите отблагодарить, то лучше спросите, как вам лучше это сделать.

Присылать аудиосообщения, в которых что-то важное

Возможно, у вас есть друг, который постоянно шлет аудиосообщения в неудобный момент. Но его можно простить, ведь, скорее всего, он не говорит ничего смертельно важного. Но, когда отправляют аудиосообщения по работе, да еще и с пометкой «важно!», и вам приходится искать наушники или уходить куда-то, чтобы это прослушать, — это бесит.

Как лучше. Если что-то смертельно важное и писать времени нет, то лучше позвонить.

Когда пинают: «Ну что?»

«Ну что, как идут дела?», «Когда будет готово?», «Ну как?», «Я вам уже писал, пишу повторно» — никто не любит, когда его пинают. Даже если сроки горят, даже если он сам виноват. Не стоит испытывать человека и портить отношения.

Как лучше. Если вы переживаете и хотите узнать, как дела, то лучше объясните свои чувства и предложите помощь.

Фраза: «Доброго времени суток!»

Эта фраза когда-то звучала остроумно, но со временем превратилась в раздражающий штамп. Это синтетическое выражение, которое часто используют маркетологи, чтобы угодить всем клиентам независимо от времени и звучать «официально», — все поддельное бесит.

Как лучше. Если вы не знаете, сколько времени у адресата, то просто скажите «Здравствуйте!». Есть и другие искусственные выражения, которые лучше заменить:

Прошу принять во внимание → обратите вниманиеС уважением, Николай → НиколайГлубокоуважаемый Иван → ИванЯ вас услышал → ХорошоВас (с большой буквы) → вас

Оценка человека: «Он идиот!»

В оценке нет ничего плохого, но оценка должна быть направлена на работу, а не на человека. «Он неправильно распечатал документ, у него руки прикреплены не к тому месту» — это обидит человека, и все.

Как лучше. «Он не знает основы печати и не умеет пользоваться принтером» — такая критика тоже может обидеть человека, но она обратит внимание на проблему. А вы со своей стороны можете предложить помощь, чтобы избежать проблем в будущем.

Есть еще кое-что, помимо раздражающих словечек

Раздражающих выражений и способов манипуляции много, но не все можно исправить, просто убрав лишние слова. Настоящее уважение к человеку проявляется не в словах, а в заботе. А чтобы показать заботу, говорите честно, предложите свою помощь и сделайте часть работы за получателя сообщения, чтобы ему было легче принять решение и ответить.

Это основа, чтобы избежать конфликтов и расположить к себе людей.